Das Problem: Du bist Chef von Profis — als Laie, ehrenamtlich
In einer Elterninitiative ist der Vorstand rechtlich der Arbeitgeber des gesamten Kita-Teams. Das heißt: Arbeitsverträge, Eingruppierung, Gehaltserhöhungen, Urlaubskonten, Krankmeldungen, Nachweispflichten — alles landet bei Eltern, die das nie gelernt haben und es neben Job und Familie stemmen. Und anders als eine Firma hat der Verein keine Personalabteilung, die aufpasst.
inieasy übernimmt genau diese Rolle: eine digitale Personalverwaltung, die weiß, welche Unterlagen in die Akte gehören, welche Fristen laufen und was der Tarif gerade vorschreibt.
Die Tarif-Engine: TVöD SuE automatisch mitgerechnet
Die meisten Elterninitiativen bezahlen nach dem TVöD SuE (Sozial- und Erziehungsdienst) oder „in Anlehnung" daran. Der Tarif ist ein eigenes kleines Rechenwerk:
- Entgeltgruppen: Erzieherinnen und Erzieher mit staatlicher Anerkennung sind in der Regel in S 8a eingruppiert, Kinderpflegerinnen meist in S 3 oder S 4, Kita-Leitungen je nach Größe der Einrichtung ab S 13 aufwärts.
- Stufen 1 bis 6: Innerhalb der Entgeltgruppe steigt das Gehalt mit der Berufserfahrung — von Stufe 1 nach 2 nach einem Jahr, danach in längeren Abständen von drei bis fünf Jahren bis Stufe 6.
- Tarifrunden und Zulagen: Dazu kommen regelmäßige Tariferhöhungen, die monatliche SuE-Zulage und Extras wie Regenerationstage — alles Dinge, die ein ehrenamtlicher Vorstand kaum im Blick behalten kann.
In der Praxis passiert deshalb oft eines von zwei Dingen: Ein Stufenaufstieg wird vergessen — die Mitarbeiterin bekommt monatelang zu wenig Geld, und der Verein muss nachzahlen. Oder er wird zu spät ans Lohnbüro gemeldet und die Korrektur kostet alle Beteiligten Nerven.
So macht es inieasy Die Tarif-Engine führt die Entgelttabellen versioniert mit. Für jede Mitarbeiterin sind Entgeltgruppe und Stufe hinterlegt — inieasy berechnet den nächsten Stufenaufstieg automatisch, erinnert dich rechtzeitig und erstellt die Änderungsmitteilung ans Lohnbüro. Kommt eine Tarifrunde, spielen wir die neuen Tabellen zentral ein. Und wer „in Anlehnung an TVöD" eigene Abweichungen hat, stellt das pro Initiative ein.
Der Clou: Jede Tarifänderung fließt direkt in den Haushaltsplan und die Personalkosten-Vorschau. Du siehst also nicht erst am Jahresende, dass die Tarifrunde das Budget sprengt — sondern in dem Moment, in dem sie beschlossen wird.
Personalakten: Alles an einem Ort statt im Keller-Ordner
Arbeitsvertrag, Zeugnisse, Fortbildungsnachweise, Vertragsänderungen: In vielen Initiativen liegen diese Unterlagen verstreut in Ordnern, Mailpostfächern und beim Steuerberater. Beim Vorstandswechsel weiß dann niemand mehr, was wo ist — und ob überhaupt alles da ist.
inieasy führt für jede Mitarbeiterin eine digitale Personalakte mit klaren Zugriffsrechten: Der Vorstand sieht, was er als Arbeitgeber sehen muss, die Kita-Leitung verwaltet das Operative — Arbeitszeiten, Urlaubskonten, Krankmeldungen —, und Unbefugte sehen gar nichts. Das ist nicht nur praktisch, sondern auch die DSGVO-konforme Alternative zum offenen Aktenschrank.
Der Fristenwächter fürs Personal
Für Kita-Personal gelten Nachweispflichten, die regelmäßig auflaufen — und die der Arbeitgeber im Blick haben muss:
- Erweitertes Führungszeugnis: Nach § 72a SGB VIII Pflicht vor der Einstellung — und danach in regelmäßigen Abständen (üblich sind fünf Jahre) erneut vorzulegen.
- Erste-Hilfe-Fortbildung: Ersthelfer im Team müssen ihre Ausbildung alle zwei Jahre auffrischen.
- Belehrung nach § 43 Infektionsschutzgesetz: Erstbelehrung vor Arbeitsbeginn, Folgebelehrung durch den Arbeitgeber alle zwei Jahre — inklusive Dokumentation.
- Masernschutz-Nachweis: Für alle in der Kita Tätigen gesetzlich vorgeschrieben (§ 20 IfSG).
inieasy hinterlegt zu jeder Person diese Fristen und warnt mit Vorlauf, bevor etwas abläuft. Kein Erinnerungszettel am Schwarzen Brett, keine böse Überraschung bei einer Prüfung.